Software Audit - Frequently Asked Questions

Auf dieser Seite finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Software Audit im Lizenzrecht. Sie benötigen weitere Informationen oder  benötigen eine Lösung bei einem akuten Fall? Setzen Sie sich mit den Lizenz-Experten von auditprotect in Verbindung.

Was ist ein Software Audit?

Vendoren von Standard-Software verlangen von ihren Kunden, den Anwenderunternehmen, eine Lizenzprüfung. Es geht dabei darum, die Einhaltung der Software License Compliance zu prüfen, also den Abgleich bestehender Software-Rechte mit der tatsächlichen Nutzung (Prüfung von Unterlizenzierung). Das kann u.a. ein SAP Audit, ein Oracle Audit oder ein Microsoft Audit sein. Eine solche Compliance-Prüfung erfolgt in verschiedenen Formen und Intensitäten, etwa 

  • Selbstauskunft
  • Remote-Audit
  • On-Site-Audit
  • Mischformen.

Wann ist mit einem Software Audit zu rechnen?

Ein Lizenzaudit erreicht manche Unternehmen in unregelmäßigen und unvorhersehbaren Intervallen. In manchen Fällen findet dieses sogar erstmalig nach über 10 Jahren ab der Erstbeschaffung der Software, welche Gegenstand der Compliance-Prüfung ist, statt. Zum Teil sind Lizenzvermessungen, Lizenzprüfungen und Audits wiederkehrende Projekte in Unternehmen, wenn Vendoren in regelmäßigen Zeitabständen von 1 oder 2 Jahren auditieren. Viele Audit-Klauseln im Softwarevertragsrecht sehen ein jährliches Audit-Recht vor.

Wen betrifft ein Software Audit?

Etliche Funktionsträger in Anwenderunternehmen können mit einer Compliance-Prüfung in Berührung kommen. Dazu gehören z.B.

  • Lizenzmanagement
  • System-Administratoren
  • IT-Einkäufer
  • IT-Juristen
  • Compliance Officer
  • CIO
  • Finanzmanager
  • Geschäftsleitung.

Warum wird ein Unternehmen Ziel eines Software Audits?

Indizien für eine finanziell einträgliche Compliance-Prüfung erhält der Vendor direkt aus öffentlich zugänglichen Quellen wie etwa der Website des Unternehmens und der Fachpresse. Von dort dargestellten unternehmerischen Entscheidungen und geschäftlichen Entwicklungen wird auf das dafür technisch vorhandene bzw.das erforderliche Software-Portfolio geschlossen. Legt dieses Portfolio nahe, dass eine Unterlizenzierung vorliegt, so ist eine Prüfung der License Compliance eine logische Konsequenz.

Auch dritte Unternehmen, die für das Audit-Zielunternehmen Leistungen erbracht haben, können mit Projektberichten und Referenzangaben auf ihren Websites Software-Audit-Anlässe bieten. So könnte ein Dritt-Unternehmen werbemäßig herausstellen, die IT-Landschaft beim Audit-Zielunternehmen um bestimmte Systeme erweitert zu haben, was beim Vendor den umsatzträchtigen Verdacht auf die indirekte Nutzung von Software auslösen kann (Stichwort: SAP Indirekte Nutzung).

Welche Belastungen bringt ein Software Audit?

Belastender Faktor ist zunächst die Unsicherheit, die beim Erhalt des Aufforderungsschreibens vom Vendor entsteht, mit welchem er ein License Audit ankündigt (der sogenannte Audit Call). Was für den Vendor tägliche Routine ist, präsentiert sich für das Lizenzmanagement im Unternehmen als seltene oder erstmalige Ausnahmesituation.

Eine weitere Belastung – auch mit Kostenrelevanz - tritt hinzu, weil die Erledigung des ungeplanten Software Audit-Projekts das Tagesgeschäft stört, Ressourcen bindet und oft erheblicher Zeitaufwand für Mitwirkungshandlungen anfällt. 

Schließlich das finanzielle Risiko: Der Vendor könnte Nachzahlungen in ungeahnter Höhe fordern und androhen, bei Eskalation wegen angeblicher Unterlizenzierung den Rechtsweg zu beschreiten und Funktionsträger in die Haftung zu nehmen. Die Einschaltung einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei kann dann nützlich sein.

Welche Chancen kann ein Audit für die License Compliance mit sich bringen?

Allerdings sind Chancen aus einem Software Audit denkbar, wenn es gelingt, diesen eigentlich lästigen Anlass unter einigen Aspekten zum Nützlichen zu wenden. Denn wenn das Unternehmen eine Lizenzprüfung professionell mitgestaltet (ggf. von extern verstärkt durch einen Lizenzberater und IT-Juristen), können sich wertvolle neue Erkenntnisse z.B. zum Lizenzbestand ergeben.

So können möglicherweise überflüssige Lizenzrechte und sinnlose Support-Aufwendungen identifiziert werden. Einspareffekte durch Bereinigung von User-Zuordnungen in Anzahl und Kategorie sind genauso denkbar wie der ggf. anzuratende Wechsel auf vorteilhafte Metriken. Das Unternehmen kann möglicherweise günstigere Gestaltungen der System-Landschaft oder des Nutzerverhaltens vornehmen (z.B. zur Vermeidung von indirekter Nutzung von SAP durch andere Software), um eventuell Kostensenkungen in der Zukunft zu erreichen.

Was kann auditprotect beim Software Audit bewirken?

Neben einem vorausschauenden Lizenzmanagement und der Herstellung von Audit Readiness empfiehlt auditprotect ein vorinstalliertes, automatisiertes und strukturiertes Vorgehen, um im Software Audit sofort auf Augenhöhe mit dem Vendor zu agieren. Dazu hat auditprotect eine Audit-Guideline für alle betroffenen Akteure entwickelt, die auf der Website abrufbar ist. 

Mit einem Anwalt für Lizenzrecht und einem Lizenzberater steht auditprotect für die Kombination juristischer, technischer und kommerzieller Expertise aus einer Hand. Das macht die fachlich unverzichtbaren Elemente für eine fundierte Begleitung bei einem Software Audit aus.

Lizenzberatung plus IT-rechtliche Komponente sind integrative und stetige Strukturbestandteile von auditprotect - in jeder Projektphase. Eine solche kombinierte Spezialisierung der fachlichen Kompetenzen in ihrer inhaltlichen Verzahnung und ihrer Synchronität im Beratungsablauf (einschließlich eines Rechtsanwalts für IT-Recht) steht jedem Mandanten in der Compliance-Prüfung zur Verfügung.

Die finanzielle Wirkung, die auditprotect zugunsten des Unternehmens erzielt, wird aus „Referenzen“ und „Value Propositon“ der Website deutlich.

Nehmen sie Kontakt zu uns auf.

Das erste Gespräch gibt Ihnen die Sicherheit, das Richtige für Ihr Vorhaben zu tun. Wir arbeiten die Dringlichkeit und das Potenzial Ihrer Lizenz- und Auditfragen in einer systematischen Erstanalyse  heraus.

Dr. Robert Fleuter

drf@auditprotect.de 06201 – 846 806

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auditprotect ist eine Kooperation der Lizenzberatung Doctor-License Peter Wesche und Dr. Robert Fleuter, BLC Rechtsanwälte.

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Die für Rechtsanwalt Dr. Robert Fleuter maßgeblichen berufsrechtlichen Regelungen können auf der Homepage der Bundesrechtsanwaltskammer unter www.brak.de "Berufsrecht" abgerufen werden. Eine Berufshaftpflichtversicherung besteht bei R+V Allgemeine Versicherung AG, Wiesbaden. 

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