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23. Oktober 2017Peter Wesche
  • Prepare for Audit

Wie können Rechtsabteilungen Software-Lizenz-Audits effizient managen?

Inhalt:

Unternehmensjuristen müssen (und können!) ihrer internen Klientel Lösungen anbieten in einer komplexen Querschnittsmaterie: Technisch, kommerziell und IT-rechtlich. Im Dschungel von Lizenzregeln, Metriken, Software-Produkten, Nutzungsrechten und Anbieter-Policies bekommen sie Expertise aus einer Hand zu „LICENSING + LEGAL“. Stets umfassend informiert, können sie das Audit koordinierend im Hintergrund steuern – und Lizenznachforderungen reduzieren.

Software-Kaufvertrag

Unternehmensjuristen werden nach Lösungen gefragt, wenn IT-Manager in Erklärungsnot geraten und Finanzchefs bluten sollen.

Der Audit-Druck von SAP, Oracle, Microsoft etc. lastet zunächst auf Geschäftsleitung, CIO, Lizenzmanager oder Compliance Officer. Aber häufig muss die Rechtsabteilung klären, wie das Risiko aus juristisch-kaufmännischer Gesamtsicht am besten beherrschbar wird. Warum?

Audit-Call

Zwar geht ein Audit-Anschreiben (Audit Call) meist zunächst an die Geschäftsleitung bzw. die fachliche Einheit. Sobald man dort jedoch die reale Gefahr aus zweifelhaften Vorwürfen der Unterlizenzierung und ungeahnten Nachforderungen teils in Millionenhöhe erkennt, werden intern die Juristen eingebunden. Diese sind es aufgrund ihres generalistischen Überblicks gewohnt, Risiken aus den verschiedensten Praxisbereichen zugunsten des Unternehmens professionell zu managen. Wenn nützlich, mit ergänzender Expertise von außen.

Entlastung erhalten Unternehmensjuristen bei der Betreuung ihrer Fachfunktionen durch ein passgenau eingebundenes Spezialwissen über Software-Audits: Technisch, kommerziell und IT-rechtlich. Dies am besten angereichert durch Erfahrung aus zahlreichen Vergleichsfällen. Selten ist dieses Wissen intern auf aktuellem Stand. Daher kann der Unternehmensjurist die betreuten Fachfunktionen mit einem eingespielten Spezialistenteam zur Audit-Begleitung zusammenbringen:

Möglichst mit gebündelter Expertise aus einer Hand. Ein aufwändiger Abstimmungsbedarf mit weiteren externen Beratern wird so vermieden. Der Vorteil: Das Anwender-Unternehmen kann sofort mit den großen Software-Anbietern auf Augenhöhe umgehen. Denn Audit-Themen sind eine komplexe fachliche Querschnittsmaterie.

Compliance-Prüfung leicht gemacht

Als Beispiel für eine Kooperation zwischen Unternehmensjuristen und externem Expertenteam kann auditprotect gelten: Mit den komplementären Komponenten aus „LICENSING + LEGAL“ wird jede Audit-Situation – von der Vermessung bis zur evtl. Nachlizenzierung durch Zukauf – sowohl von einem Anwalt für Softwarerecht als auch von einem technisch und kommerziell versierten Lizenzberater in eingespielter Methode aufbereitet. auditprotect geleitet Unternehmen durch den Dschungel von hochkomplexen und stets veränderlichen Lizenzregeln, Metriken, Software-Produkten, Nutzungsrechten und Policies – in Kooperation mit der Rechtsabteilung.

Wahlweise wirken die internen Juristen dann während des Audit-Prozesses koordinierend im Hintergrund – aber stets durch auditprotect aktuell informiert. So beweisen sie im Teamwork ihre Problemlösungskompetenz für ihre interne Klientel. Und leisten einen Wertschöpfungsbeitrag zugunsten ihres Unternehmens. Zum Beispiel durch Reduzierung von Lizenznachforderungen. Es ist also nicht überraschend, warum oft Rechtsabteilungen auditprotect als erste kontaktieren.

Peter Wesche

Peter Wesche ist Gründer von Doctor-License und war zuvor als Lead-Analyst für Software Asset Management bei Gartner tätig, mit über 3500 Kundengesprächen seit 2004 weltweit. Davor arbeitete er über 16 Jahre bei der SAP AG in Walldorf, zuletzt als Bereichsleiter und Projektleiter für die Auto-ID Infrastruktur. Seine Spezialität ist die Optimierung von Softwareinvestitionen, die sich aufgrund der komplexen Lizenzregeln und der individuellen Einkaufshistorie einer einfachen Systematik entziehen.

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