Den Spieß umdrehen: Die Bedrohung lässt sich zum Nützlichen wenden. Durch professionelles Mitgestalten können aus der Vermessung wertvolle Erkenntnisse z.B. zu Lizenzbestand, User-Kategorien und Einsparpotential resultieren. Ziel: Bedarfsgenaue und kostengünstige Nutzungsrechte, Lizenzmetriken, Pflegebedingungen. Vielleicht auch ein anderer Anbieter ……… .
Nur im Nachhinein kann ein Software-Audit erfreulich sein! Wenn Sie den Spieß umdrehen! Bedrohlicher Faktor ist natürlich zuerst die Unsicherheit, die mit Erhalt des Aufforderungschreibens vom Vendor entsteht (Audit Call). Was für den Vendor tägliche Routine ist, präsentiert sich für das Unternehmen als seltene oder erstmalige Ausnahmesituation. Ein Lästigkeitsfaktor tritt hinzu, weil die Erledigung des ungeplanten Projekts das Tagesgeschäft stört, Ressourcen bindet und oft erheblicher Zeitaufwand anfällt. Schließlich das finanzielle Risiko: Der Vendor könnte bei Unterlizenzierung Nachforderungen in ungeahnter Höhe erheben. Etwa aufgrund der Themen Indirekte Nutzung, NetWeaver Foundation for Third Party Applications, Virtualisierung oder weiterer Lizenzregeln.
Im Endeffekt kann sich aber auch Erfreuliches ergeben. Nämlich wenn es gelingt, die Bedrohung zum Nützlichen zu wenden. Denn wenn das Anwender-Unternehmen ein Audit von Anfang an professionell mitgestaltet – ggf. unterstützt durch ein externes Expertenteam -, so können aus der Vermessung wertvolle neue Erkenntnisse z.B. zu Lizenzbestand, User-Kategorien und Einsparpotentialen resultieren.
Möglicherweise werden überflüssige Software-Produkte und sinnlos gezahlte Support-Gebühren identifiziert. Eine Stilllegung bzw. ein „Parken“ von Lizenzen, oder ein Konfigurationsrecht von nicht benötigter Software in sinnvolle Lizenzen ist in Betracht zu ziehen. Bereinigung von User-Anzahl und User-Kategorie ist genauso denkbar wie der ggf. anzuratende Wechsel auf eine vorteilhafte Lizenzmetrik. Das Unternehmen kann ggf. günstigere Gestaltungen der Systemlandschaft (Migrationen, Drittsysteme, Virtualisierung etc.) oder des Nutzerverhaltens vornehmen (Vermeidung Indirekte Nutzung), um in Zukunft Kosten zu senken.
Die vom Audit Call verärgerten Akteure sollten den Spieß also umdrehen. Selbst wenn ein Zukauf zum Ausgleich einer Unterlizenzierung unumgänglich ist: Im Endergebnis steht manches Unternehmen durch Optimierungseffekte mittelfristig besser da als vor dem Audit. Der neue Softwarevertrag, kommerziell geschickt verhandelt, kann das Erforderliche mit dem Nützlichen verbinden, nämlich Modernisierung und Passgenauigkeit des Software-Bestands für den künftigen Bedarf. Die IT-Verantwortlichen ergreifen damit eine Gelegenheit, die Unternehmensentwicklung zu antizipieren und mitzugestalten.
Manchmal ergibt sich auch eine längst überfällige Weichenstellung: Je nach Verhalten des Vendors im Audit (gnadenloser Raubritter oder vertrauenwürdiger Geschäftspartner?) werden Akteure auf bessere Anbieter und Systeme umstellen. Im Nachhinein eben erfreuliche Wendungen.